關(guān)于政協(xié)機(jī)關(guān)公文的幾個(gè)問題

2014-09-24 13:02:19  

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（2008 年 5 月 9 日）
湖北省政協(xié)副秘書長(zhǎng)  熊維明

    政協(xié)機(jī)關(guān)是為政協(xié)履行職能服務(wù)的政治性機(jī)關(guān)，政協(xié)機(jī)關(guān)需要借助公文來運(yùn)作，提高公文質(zhì)量是做好政協(xié)工作、發(fā)揮政協(xié)作用的重要基礎(chǔ)和條件。

    一、公文及其特點(diǎn)

    公文，是各級(jí)各類機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作、規(guī)范行為、溝通信息的一種具有特定體式的書面語言工具，它是應(yīng)用文中用量最大、種類最多、使用范圍最廣的文體。公文一般有以下顯著特點(diǎn)：
    一是實(shí)用性。公文是為了解決實(shí)際問題而制作的，是對(duì)特定問題反映情況、表明態(tài)度、提出解決辦法的公務(wù)應(yīng)用文體。公文不是小說、詩(shī)歌、戲曲等文藝作品，不屬形象思維，而屬邏輯思維，不是以藝術(shù)形象感染人，而是以事實(shí)和道理說服人，具有鮮明的現(xiàn)實(shí)性和針對(duì)性。
    二是權(quán)威性。公文的作者必須是能以自己的名義行使權(quán)力和承擔(dān)義務(wù)的社會(huì)合法組織及其代表人，它的主體是社會(huì)合法組織而不是個(gè)人，所體現(xiàn)的是包括國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)在內(nèi)的管理職能、指揮意志，對(duì)特定范圍內(nèi)的組織和個(gè)人有不同程度的強(qiáng)制性和約束力。公文一旦發(fā)出，對(duì)受文者的強(qiáng)制效力就會(huì)受到有關(guān)法律、法規(guī)的保護(hù)。
    三是規(guī)范性。不同的任務(wù)，不同的內(nèi)容，不同的目的和要求，需要采用不同的相對(duì)穩(wěn)定的公文種類、公文格式和行文方式，不可混用、出格，不能像寫小說、游記、書信那樣可以不拘一格、自由發(fā)揮，而要講內(nèi)容規(guī)范、格式規(guī)范、審批規(guī)范、印制規(guī)范、傳遞規(guī)范，切忌隨意性。
    四是準(zhǔn)確性。公文無論內(nèi)容，還是字詞，都必須如實(shí)反映客觀事物，做到真實(shí)可信、實(shí)事求是，不能憑空臆斷和杜撰，不能采取想象、夸張等手法，不能為了追求生動(dòng)、華麗而失真、失實(shí)，文中的事件、數(shù)據(jù)、人名、地名、時(shí)間、順序等要準(zhǔn)確無誤，邏輯要嚴(yán)密，結(jié)構(gòu)要合理，概念前后內(nèi)涵與外延要一致，用詞要樸實(shí)貼切。
    五是簡(jiǎn)明性。公文要簡(jiǎn)捷、精煉，明白無誤，一句話能說明的事情，不能寫成兩句、三句，力戒繁文套語、形式主義和繁瑣哲學(xué)。

    二、公文格式
   
    公文格式是公文的各個(gè)組成部分在頁(yè)面上的具體表現(xiàn)形式，也就是公文的外觀形式。公文采用一定的格式，目的是體現(xiàn)公文的特征，并體現(xiàn)公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。公文格式主要由三部分組成：
    
    1、公文的版頭部分。主要包括版頭、發(fā)文字號(hào)、份號(hào)、密級(jí)、簽發(fā)人、緊急程度等。（1）版頭，主要反映發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，可用全稱也可規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如可用中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議全國(guó)委員會(huì)辦公廳，也可用政協(xié)全國(guó)委員會(huì)辦公廳。有的在名稱后面加文件二字，有的不加。版頭一經(jīng)確定，應(yīng)保持穩(wěn)定，不能隨意更改。（2）發(fā)文字號(hào)，是機(jī)關(guān)制發(fā)公文的編號(hào)，由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序三部分組成，缺一不可。機(jī)關(guān)代字要明確無誤，不使人產(chǎn)生歧義，如政全廳發(fā)，即政協(xié)全國(guó)委員會(huì)辦公廳印發(fā)。發(fā)文年度用阿拉伯?dāng)?shù)字。發(fā)文順序即同一公文的前后排列。（3）份號(hào)，即同件公文印制的順序號(hào)，標(biāo)在公文的左上角，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá)。（4）密級(jí)，即公文的秘密等級(jí)。保密法規(guī)定公文分絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)，標(biāo)在份號(hào)下方。確定密級(jí)有利于對(duì)保密公文的保管和泄密防范。（5）簽發(fā)人，即領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)文件，目的是保證文件質(zhì)量，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，簽發(fā)人員簽姓名，不簽職務(wù)，不簽“已閱”、“同意”、“同意上報(bào)”等字樣，聯(lián)合行文時(shí)每個(gè)行文單位都應(yīng)簽名，簽發(fā)的位置在公文的右上角。（6）緊急程度，即一些必須以公文形式傳遞的緊急件，可在公文上方和信封外加蓋“急件”、“特急件”等印章，基層單位無印章時(shí)可用手寫標(biāo)明。
    2、公文的正文部分。主要包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章等。（1）標(biāo)題，由發(fā)文單位名稱、公文主題和文種三個(gè)部分組成，如“中共中央關(guān)于加強(qiáng)人民政協(xié)工作的意見”，“中共中央”是發(fā)文單位名稱，“關(guān)于加強(qiáng)人民政協(xié)工作”是公文主題，“意見”是公文的文種。（2）主送機(jī)關(guān)，即主要受理公文的機(jī)關(guān)。主要受理公文的機(jī)關(guān)有對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行了解、詢問的權(quán)利，報(bào)文機(jī)關(guān)有答復(fù)或貫徹執(zhí)行的責(zé)任。主送機(jī)關(guān)標(biāo)在標(biāo)題之下、正文之上，在頂格的位置。（3）正文，是公文的主體部分，應(yīng)安排好層次，用準(zhǔn)確的語言表達(dá)。每個(gè)段落首行要空兩格，公文首頁(yè)要有一定的正文，以不少于兩行為宜，否則就會(huì)影響公文的美觀和嚴(yán)肅性。末頁(yè)如無正文只有落款，應(yīng)在末頁(yè)的第二行位置注明“此頁(yè)無正文”字樣。（4）附件，是正文的補(bǔ)充材料或參考材料。公文需要有附件時(shí)，應(yīng)在正文之后、落款之前注明附件的名稱，并與主件裝訂在一起，正文中涉及附件的內(nèi)容，又不便于過多闡述時(shí)，可用括號(hào)注明“見附件”字樣。（5）發(fā)文機(jī)關(guān)，凡是有主送機(jī)關(guān)的都應(yīng)有發(fā)文機(jī)關(guān)，并標(biāo)注于正文右下方位置，沒有主送機(jī)關(guān)的，因版頭和標(biāo)題中對(duì)發(fā)文單位已經(jīng)有了明確的全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱，可以不再寫明發(fā)文機(jī)關(guān)。注有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的公文，除早已有固定模式的“文件”和會(huì)議紀(jì)要外，一般應(yīng)加蓋公章，請(qǐng)示、批復(fù)類公文必須加蓋公章，公章應(yīng)蓋在正文之下、成文日期之上，以盡量不要壓住正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期為宜。（6）成文日期，應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期或會(huì)議通過日期為準(zhǔn)，特殊情況印發(fā)日期即成文日期。成文日期要完整地寫明年月日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名的右下角，不注明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期可加括號(hào)，標(biāo)在標(biāo)題下方居中位置。
    3、公文的版底部分。主要是標(biāo)明公文的印發(fā)范圍、抄送機(jī)關(guān)、主題詞、印發(fā)說明等標(biāo)志。（1）印發(fā)范圍，公文都是“有級(jí)別的”，即哪一級(jí)的干部閱讀哪一級(jí)的公文，因此在公文的版底應(yīng)注明傳達(dá)印發(fā)的范圍，如“此件發(fā)至省軍級(jí)”、“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”等，印發(fā)范圍標(biāo)在成文日期的左下方位置。（2）抄送機(jī)關(guān)，除主送機(jī)關(guān)注在版頭部分外，抄送機(jī)關(guān)應(yīng)在版底部分注明，可抄送上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)及不相隸屬的機(jī)關(guān)和單位，根據(jù)需要而定，但也應(yīng)符合保密的有關(guān)規(guī)定，抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注在主題詞之下。（3）主題詞，注明主題詞的主要目的是便于公文檢索和查找、歸檔，標(biāo)注主題詞尚處于起步階段，需要不斷改進(jìn)和完善，基層單位的各種文件一般不寫主題詞，主題詞注在抄送機(jī)關(guān)的上方。（4）附加標(biāo)記，包括公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)，印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期位于公文末頁(yè)下端同一行的兩端，份數(shù)加括號(hào)標(biāo)記于印發(fā)日期下方，用橫線相隔。

    三、政協(xié)機(jī)關(guān)常用公文種類
   
     可以從不同的角度對(duì)公文進(jìn)行分類。從行文走向看，有向上級(jí)報(bào)送的上行文、同級(jí)之間交流的平行文、向下級(jí)發(fā)送的下行文三種。從公文性質(zhì)上看，大體可歸納為六類：一是呈報(bào)性公文，即下級(jí)向上級(jí)報(bào)告事項(xiàng)，屬上行文范疇；二是批示性公文，即上級(jí)向下級(jí)發(fā)送的對(duì)工作有指導(dǎo)性的公文，屬下行文范疇；三是商洽性公文，向同級(jí)機(jī)關(guān)或互不隸屬的單位商洽事項(xiàng)，屬平行文范疇；四是公布性公文，或?qū)?nèi)，或?qū)ν?，或?qū)ι?，或?qū)?nèi)外上下告知事項(xiàng)時(shí)使用的公文，分別按對(duì)象屬平行文或下行文范疇；五是契約和法律規(guī)定，分別屬平行文和下行文范疇；六是綜合性公文，既可上報(bào)，也可下發(fā)，也可平行使用。公文還可按內(nèi)容和文體特點(diǎn)作更具體的劃分，如中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》列舉了決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函和會(huì)議紀(jì)要共14種公文，國(guó)務(wù)院辦公廳2001年1月1日起實(shí)施的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》列舉了命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函和會(huì)議紀(jì)要共13種公文。政協(xié)機(jī)關(guān)的公文是為政協(xié)組織履行職能、發(fā)揮作用服務(wù)的，其公文文種選擇應(yīng)與人民政協(xié)的性質(zhì)、地位和作用相稱。從實(shí)際情況看，雖然各地政協(xié)機(jī)關(guān)具體使用的公文種類不盡相同，但一般有以下13種常用公文：

    1、決議。適用于經(jīng)相關(guān)會(huì)議討論通過，并要求所屬組織和成員個(gè)人貫徹執(zhí)行的重要事項(xiàng)的一種公文形式，屬下行文種，如政協(xié)全會(huì)上通過的政治決議、常委會(huì)工作報(bào)告的決議等。決議的特征是：制發(fā)程序上的規(guī)范性，內(nèi)容和適用對(duì)象上的廣泛性，效力上的權(quán)威性，思想上的指導(dǎo)性，時(shí)效上的相對(duì)長(zhǎng)期性等。決議具有動(dòng)員、指導(dǎo)、約束三個(gè)方面的作用。決議寫作上要做到文風(fēng)莊重嚴(yán)謹(jǐn)，文字簡(jiǎn)明扼要，格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，內(nèi)容詳略得當(dāng)。
    2、決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及個(gè)人，變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，一般用于上級(jí)機(jī)關(guān)向下行文，也可在機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，如政協(xié)組織關(guān)于委員資格、專門委員會(huì)組成人員任免的決定，關(guān)于表彰先進(jìn)政協(xié)組織、優(yōu)秀政協(xié)委員、先進(jìn)政協(xié)工作者的決定等。決定與決議有同異，共同點(diǎn)在于都是用于重要決定事項(xiàng)，不同之處在于決議必須是會(huì)議通過的，決定多數(shù)也是會(huì)議通過的，但在實(shí)行首長(zhǎng)負(fù)責(zé)制的單位，也有在緊急情況下首長(zhǎng)個(gè)人或少數(shù)幾個(gè)人作出決定的，決定比決議的適用范圍更寬泛、內(nèi)容更具體、針對(duì)性更強(qiáng)，在作用方面除與決議都有動(dòng)員、指導(dǎo)、約束作用外，還具有認(rèn)定作用、倡導(dǎo)和警示作用。決定寫作上除與決議一樣要求文風(fēng)莊重嚴(yán)謹(jǐn)、文字簡(jiǎn)明扼要、格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、內(nèi)容詳略得當(dāng)外，還要求：針對(duì)性，內(nèi)容要具體，要直截了當(dāng)；確定性，分析評(píng)價(jià)要準(zhǔn)確，決定事項(xiàng)要明確，不能含糊其詞、模棱兩可；理論性，有的事項(xiàng)分析要上升到理論高度，讓受文者不僅“知其然”，而且“知其所以然”；連續(xù)性，有的決定事項(xiàng)要做好歷史上的銜接和政策上的銜接。
    3、條例。適用于對(duì)某些事項(xiàng)制訂比較全面、系統(tǒng)的帶有規(guī)章制度性質(zhì)的規(guī)定，屬下行文種，如提案工作條例、委員視察工作條例、反映社情民意信息工作條例等。條例的特征是：制發(fā)機(jī)關(guān)的特定性，一般為較上一級(jí)機(jī)關(guān)；規(guī)定內(nèi)容的權(quán)威性，一經(jīng)頒發(fā)就具有很高的權(quán)威性；規(guī)定條文的強(qiáng)制性，條款具有明顯的強(qiáng)制力、約束力；規(guī)定時(shí)效的長(zhǎng)期性，一般是在長(zhǎng)期實(shí)踐基礎(chǔ)上制定的，比較成熟，具有相對(duì)的可行性和穩(wěn)定性。條例寫作上要求：內(nèi)容的完整性，一個(gè)完整的條例應(yīng)包括三部分，即制發(fā)條例的目的、意義、依據(jù)，條、款、項(xiàng)的具體內(nèi)容及闡述，條例實(shí)施的具體說明；闡述的準(zhǔn)確性，對(duì)制發(fā)的目的、意義、適用范圍等的闡述要字斟句酌，扼要準(zhǔn)確；條文的嚴(yán)密性，條款規(guī)定要布局合理、前后照應(yīng)、條理清晰；規(guī)定的可行性，操作性要強(qiáng)；格式的規(guī)范性，條、款、項(xiàng)要齊全。
    4、規(guī)定。適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制訂具有約束性的制度和措施，有工作規(guī)定、事務(wù)規(guī)定、事項(xiàng)規(guī)定三種，屬下行文種，如機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理的規(guī)定、機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)管理的規(guī)定、機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化設(shè)備購(gòu)置與管理的規(guī)定等。規(guī)定的特征是：行文的針對(duì)性，實(shí)行的強(qiáng)制性，使用的廣泛性。規(guī)定寫作上要求：內(nèi)容要切合實(shí)際，便于執(zhí)行、檢查和監(jiān)督，針對(duì)性要強(qiáng)；條文排列要有序，應(yīng)按主次、重輕、大小排序；文字表述要簡(jiǎn)明周密；文件格式要規(guī)范。有的將條例和規(guī)定混用，認(rèn)為二者沒有實(shí)質(zhì)性區(qū)別，但實(shí)際上條例要求更高、更嚴(yán)，而規(guī)定適用范圍更廣、使用率更高。
    5、通知。適用于召開重要會(huì)議、轉(zhuǎn)發(fā)重要文件、人事任免及通知其他事項(xiàng)等，是使用范圍較廣、使用頻率較高的下行文種，如關(guān)于召開政協(xié)全體會(huì)議、常委會(huì)會(huì)議、專題協(xié)商會(huì)議、主席會(huì)議、秘書長(zhǎng)會(huì)議的通知，關(guān)于學(xué)習(xí)某一重要文件的通知等。通知是一種兼有指示性、部署性、周知性等多種功能的公文，目的是讓接受對(duì)象明了行動(dòng)準(zhǔn)則和具體辦法，了解需要知道的事項(xiàng)或溝通與有關(guān)部門之間的聯(lián)系。通知的特征是：適用范圍寬，用途廣，使用率高，種類多。通知寫作上應(yīng)注意專項(xiàng)性，盡量一事一通知，通知的內(nèi)容要具體明確，文字表述力求精煉準(zhǔn)確，格式要規(guī)范。
    6、通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況，屬下行文種，如政協(xié)委員年度參加有關(guān)會(huì)議、活動(dòng)情況的通報(bào)，機(jī)關(guān)干部職工參加有關(guān)知識(shí)考試或競(jìng)賽成績(jī)情況的通報(bào)等。通報(bào)的適用范圍雖然也較廣，但與通知比則帶有一定的局限性。通報(bào)從內(nèi)容上分有表?yè)P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況性通報(bào)，從發(fā)文機(jī)關(guān)上分有單獨(dú)通報(bào)、聯(lián)合通報(bào)，從表現(xiàn)形式上分有直述式通報(bào)、轉(zhuǎn)述式通報(bào)。通報(bào)的特征有：針對(duì)性，指導(dǎo)性，宣告性。通報(bào)寫作上要求：情況要真實(shí)，觀點(diǎn)要鮮明，典型要選準(zhǔn)，分析要透徹，文風(fēng)要樸實(shí)，詳略要得當(dāng)。
    7、請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和要求批準(zhǔn)事項(xiàng)，屬上行文種，如政協(xié)黨組關(guān)于召開全體會(huì)議、各界人士迎春茶話會(huì)等向所從屬的黨委的請(qǐng)示。請(qǐng)示的特征是：行文主體的組織性，主體只能是組織行為，不能以個(gè)人名義向上級(jí)組織發(fā)出請(qǐng)示類公文；行文內(nèi)容的單一性，一件請(qǐng)示公文一般只能請(qǐng)求就某一方面工作作指示、批準(zhǔn)，即使有一次請(qǐng)示幾件事的，但必須是與同一問題密切相關(guān)的且受文機(jī)關(guān)能給予一次性批復(fù)的；行文關(guān)系的直接性，只能按隸屬關(guān)系向直接的主管機(jī)關(guān)請(qǐng)示，且一件請(qǐng)示公文只能主送一個(gè)主管上級(jí)機(jī)關(guān)；行文時(shí)限的緊迫性，因請(qǐng)示問題一般需要盡快辦理解決，所以應(yīng)注重時(shí)間方面的要求。請(qǐng)示寫作上要做到：內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，表述情理交融，行文嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。
    8、報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或要求等，屬上行文種，分工作報(bào)告和情況報(bào)告，綜合報(bào)告和專題報(bào)告，呈報(bào)性報(bào)告和轉(zhuǎn)呈性報(bào)告，上復(fù)性報(bào)告和告知性報(bào)告，定期報(bào)告和臨時(shí)報(bào)告等，如政協(xié)每次全會(huì)、常委會(huì)后都要就會(huì)議有關(guān)情況向同級(jí)黨委、政府作出報(bào)告等。報(bào)告的特征是：陳述性，一般以反映情況為主，使下情上達(dá)；廣泛性，適用范圍廣；轉(zhuǎn)化性，一般不要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予批示和答復(fù)，送呈后即完結(jié)，但如果報(bào)告反映的情況重要，提出的建議合理，經(jīng)驗(yàn)做法有創(chuàng)新性并對(duì)面上的工作有指導(dǎo)意義，也可被上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)。報(bào)告寫作上要求：反映情況要真實(shí)，分析問題要準(zhǔn)確，提出建議要審慎，回復(fù)詢問要貼切。
    9、批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)，屬下行文種，如政協(xié)黨組就召開政協(xié)全會(huì)等事項(xiàng)向所從屬的黨委的請(qǐng)示，黨委都要作出正式答復(fù)，以便工作開展。批復(fù)的適用面不寬，使用率不高，僅限于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。批復(fù)的特征是：針對(duì)性，主要是針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)來答復(fù)，表明的態(tài)度、提出的意見、辦理的辦法都具有很強(qiáng)的的針對(duì)性；權(quán)威性，代表批復(fù)機(jī)關(guān)的權(quán)力和意志，所提決策、指示和意見對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)具有約束力；簡(jiǎn)明性，批復(fù)只對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)作原則性、結(jié)論性表態(tài)、指示、決定，或提出方向性的意見，無須作具體的分析和闡述。批復(fù)寫作上要求：針對(duì)性要強(qiáng)，觀點(diǎn)要明確，表達(dá)要準(zhǔn)確，篇幅要短小。
    10、意見。適用于對(duì)某一問題或某項(xiàng)工作提出本機(jī)關(guān)的意見和建議，適用范圍很廣，屬下行文種，如政協(xié)組織出臺(tái)關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)委員視察工作、加強(qiáng)和改進(jìn)提案工作、加強(qiáng)和改進(jìn)社情民意信息工作、加強(qiáng)和改進(jìn)政協(xié)宣傳工作的意見等。意見的特征是：行文形式具有靈活性，可獨(dú)立成文也可搭配行文，可一個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)文也可幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，可以是上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出指導(dǎo)性意見也可以是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的建議性意見；行文內(nèi)容具有廣泛性，適合于多方面的問題和工作；行文方向及公文性質(zhì)具有可變性，可上報(bào)，可下發(fā)，也可上報(bào)批轉(zhuǎn)后下發(fā)；行文效力具有強(qiáng)制性，所屬單位、成員個(gè)人都應(yīng)執(zhí)行。意見寫作上要求：目的要明確，要明白無誤地提出解決什么問題及如何解決，特別是擬建議上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)的意見更應(yīng)“形上而意下”，瞄準(zhǔn)普遍指導(dǎo)性；理由要充分，應(yīng)充分闡明其必要性及理論依據(jù)、法律法規(guī)依據(jù)和事實(shí)依據(jù)；內(nèi)容要充實(shí)，文意要深厚；措施要具體，所提出的處理問題的辦法、措施和建議要明確具體，要有可操作性；問題要抓準(zhǔn)，問題要是重要的，問題要集中，問題要切中時(shí)弊。
    11、會(huì)議紀(jì)要。適用于記載和表達(dá)會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)，屬上行、下行、平行兼有文種，如政協(xié)黨組會(huì)議紀(jì)要、主席會(huì)議紀(jì)要、秘書長(zhǎng)會(huì)議紀(jì)要等。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議決議，決議通常只能反映多數(shù)人的意見，而紀(jì)要?jiǎng)t要求將會(huì)議上有代表性的各種意見和觀點(diǎn)都一一如實(shí)反映出來。會(huì)議紀(jì)要一般具有提要性、決議性、客觀性。會(huì)議紀(jì)要寫作上要求：忠實(shí)于會(huì)議主旨、客觀反映會(huì)議內(nèi)容，突出主題、抓住要點(diǎn)、觀點(diǎn)鮮明，歸納綜合、刪繁就簡(jiǎn)、概括提煉。
    12、建議案。這是政協(xié)所特有的文種，適用于經(jīng)政協(xié)常委會(huì)會(huì)議或主席會(huì)議討論通過，提請(qǐng)黨委、政府及有關(guān)方面辦理的重要事項(xiàng)，多屬平行或上行文種。一般而言，建議案的題材要重大，要一事一議，內(nèi)容要真實(shí)，分析要透徹，建議要切實(shí)可行，受文方一般要給予辦理及答復(fù)。
    13、函。適用于相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、向有關(guān)主管部門提出請(qǐng)求等，行函的雙方一般無隸屬關(guān)系，如政協(xié)機(jī)關(guān)向同級(jí)黨政部門及群團(tuán)組織發(fā)出支持配合專題調(diào)研的函等。函的特征是：行文方向的多樣性，使用范圍的廣泛性，寫作的靈活簡(jiǎn)便性。函寫作上要求：主題要突出，中心要明確；行文要開門見山，直陳其事，宜短不宜長(zhǎng)；文字要簡(jiǎn)明，用詞要恰當(dāng)，文意要嚴(yán)密；語氣要平和懇切，語言要入情入理，以便于對(duì)方接受。

    四、提高政協(xié)機(jī)關(guān)公文質(zhì)量的途徑
   
    提高政協(xié)機(jī)關(guān)公文質(zhì)量，應(yīng)該從以下三個(gè)方面努力：
    第一，要在思想上高度重視。公文的質(zhì)量不僅影響到機(jī)關(guān)的工作成效，而且關(guān)系到機(jī)關(guān)的形象。因此，無論是機(jī)關(guān)直接從事辦文工作的同志，還是機(jī)關(guān)從事其他工作的同志，都要提高對(duì)辦好機(jī)關(guān)公文重要性的認(rèn)識(shí)，高度重視機(jī)關(guān)公文工作。特別是機(jī)關(guān)的許多公文是政協(xié)履行職能、發(fā)揮作用的重要形式和途徑，公文質(zhì)量對(duì)政協(xié)工作成效關(guān)系極大。作為在政協(xié)機(jī)關(guān)工作的同志，對(duì)辦好政協(xié)公文要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，千萬馬虎不得、大意不得，要徹底拋棄那種“過得去、差不多”的觀念，認(rèn)認(rèn)真真、扎扎實(shí)實(shí)、一絲不茍地寫好每一件公文、辦好每一件公文。這是因?yàn)?，在思想上高度重視，是辦好公文、提高公文質(zhì)量的根本前提。
   
   第二，要掌握公文處理基本知識(shí)與技能。提高公文質(zhì)量涉及到公文處理的全過程，包括公文界定、公文處理原則、公文種類、公文格式、公文行文原則、公文起草、公文校核、公文簽發(fā)、公文辦理與傳遞、公文管理、公文立卷歸檔、公文保密等多方面，內(nèi)容十分豐富，是一門專門的學(xué)問，機(jī)關(guān)的每個(gè)同志都要學(xué)，特別是從事公文起草、公文辦理、公文保管等工作的同志更應(yīng)該學(xué)通弄懂會(huì)用，不能只是一般地了解，而應(yīng)是熟練掌握。這是因?yàn)?，掌握公文處理的基本知識(shí)和技能，是辦好公文的重要條件。
   
    第三，要注意克服公文寫作中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤和問題。主要有：
    一是文種選擇不當(dāng)。文種選擇要適當(dāng)，每一個(gè)文種都有特定的用途，體現(xiàn)著一種嚴(yán)格的權(quán)限，對(duì)文種應(yīng)根據(jù)公文所涉及的內(nèi)容、文種的適用范圍、發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限與隸屬關(guān)系以及發(fā)文的目的與要求等進(jìn)行選擇，切不可混淆使用。實(shí)際工作中文種使用不當(dāng)主要有三種情況：其一是仍選用已廢止的文種，政協(xié)機(jī)關(guān)公文文種選擇的主要依據(jù)是中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合政協(xié)工作實(shí)際選用，如從2001年起實(shí)施的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》已撤銷了“指示”文種而增加了“意見”文種，而有的單位仍在使用“指示”文種；其二是行文方向相同且文種相近的文種的混用，如“決議”與“決定”，“請(qǐng)示”與“報(bào)告”，“條例”與“規(guī)定”，“請(qǐng)示”與“函”等，都容易混用，有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關(guān)主管部門（特別是權(quán)力部門）請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)，故意將“函”改為“請(qǐng)示”，這是不當(dāng)?shù)?；其三是生造文種、亂起“名稱”，如本應(yīng)用“報(bào)告”而誤用“匯報(bào)”，“請(qǐng)示”與“報(bào)告”同時(shí)使用變?yōu)椴粋惒活惖摹罢?qǐng)示報(bào)告”等。
     二是公文標(biāo)題不當(dāng)。公文標(biāo)題的三個(gè)組成部分要素都有獨(dú)特的作用，一般不能隨意省略，特別是對(duì)發(fā)文事由即公文主題的把握要準(zhǔn)確、全面，避免因起限制、修飾和說明作用的時(shí)間名詞、程度副詞和介詞結(jié)構(gòu)等使用不當(dāng)而造成的公文標(biāo)題事由不清楚、不準(zhǔn)確問題，如“某某縣工商局關(guān)于擺攤設(shè)點(diǎn)的規(guī)定”，此標(biāo)題對(duì)擺攤設(shè)點(diǎn)究竟是“禁止”還是“允許”、擺設(shè)地點(diǎn)等事由不清晰、不具體，根據(jù)公文內(nèi)容，應(yīng)改為“某某縣工商局關(guān)于禁止在城區(qū)繁華地帶隨意擺攤設(shè)點(diǎn)的規(guī)定”。
    三是正文語言表意不準(zhǔn)確。這方面的問題較多，是需要我們認(rèn)真對(duì)待和把握的地方，常見的問題主要有：其一是請(qǐng)示夾報(bào)告、報(bào)告夾請(qǐng)示的現(xiàn)象比較突出，報(bào)告夾請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)可不批復(fù)，請(qǐng)示的目的就達(dá)不到，請(qǐng)示夾報(bào)告，造成文字冗長(zhǎng)不精練，不利于辦文，特別是有的請(qǐng)示內(nèi)容不是一文一事，而是把不相干的多項(xiàng)事放在一起，或一時(shí)能夠解決的事和一時(shí)不能解決的事放在一起，或比較籠統(tǒng)，該具體的不具體，造成上級(jí)機(jī)關(guān)無法批復(fù)；其二是語言不精確，每一個(gè)詞、每一個(gè)句子不是始終保持意思的唯一性，造成受文方按各自的理解行事，或在文中使用限定詞語不準(zhǔn)確、濫行省略、語序不當(dāng)、錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，造成語言的歧義現(xiàn)象，不便執(zhí)行，影響工作；其三是內(nèi)容不真實(shí)，人名、地名有錯(cuò)誤，事件與實(shí)際情況不符（如夸大事實(shí)），數(shù)據(jù)有誤，或有數(shù)據(jù)無年限、數(shù)據(jù)前后矛盾（如根據(jù)兩個(gè)數(shù)據(jù)計(jì)算的百分?jǐn)?shù)對(duì)不上）等；其四是文字“拖泥帶水”，文字冗長(zhǎng)、廢話連篇，特別是在請(qǐng)示、批復(fù)等對(duì)文字簡(jiǎn)潔有較高要求的公文中有過多解釋性語言，有的甚至做文字游戲，一句話可以說完的非要變成幾句話說；其五是內(nèi)容不全，如會(huì)議通知應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、主題、主辦方、參加對(duì)象與范圍、與會(huì)要求、聯(lián)系方式等基本內(nèi)容，而有的行文時(shí)丟三落四，內(nèi)容不完整，使接通知者無所適從；其六是主題不突出，主題思想不明顯，如有的歸納、提煉、綜合不夠，有的該上升到理論層面沒有提升，沒有深度、高度，達(dá)不到行文的要求與目的。
    四是主送機(jī)關(guān)不明確。由于行文規(guī)則和行文關(guān)系模糊，造成主送機(jī)關(guān)不明確。如行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告，而有的越級(jí)越權(quán)呈報(bào)，造成無法執(zhí)行或失去作用，有的在向上級(jí)行文時(shí)，不是按要求只報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，而是將抄送機(jī)關(guān)也一并作為主送機(jī)關(guān)報(bào)送，造成辦文的推諉，有的沒有按要求使用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，造成主送機(jī)關(guān)不明確，特別是一些需要立即辦理的公文，無人辦理，如“城市建設(shè)綜合開發(fā)管理辦公室”，上級(jí)規(guī)定簡(jiǎn)稱為“城建辦”，不能隨意寫成“城建綜開辦”或“城建管辦”或“城建綜開管辦”，否則辦理機(jī)關(guān)說這不是他們單位的名稱，可以不理不辦。
    五是成文日期有誤。主要是對(duì)成文日期規(guī)定理解有出入，造成公文成文日期有誤。中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定成文日期“一般署會(huì)議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期”。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定成文日期“以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)”、“電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)”。有的不遵循這些規(guī)則，以擬稿完成的日期為成文日期，或不是特殊情況也以印發(fā)日期為成文日期。有的不是按要求把成文日期的年月日寫全，而是只寫年月或月日。
    六是主題詞選用不當(dāng)。公文的主題詞，是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組，對(duì)其歸納選用一定要準(zhǔn)確得當(dāng)，而目前有的對(duì)公文內(nèi)容把握不準(zhǔn)，對(duì)主題概念提煉不準(zhǔn)、不全或過多，從而造成在主題詞標(biāo)引上存在隨意性較大、錯(cuò)標(biāo)或漏標(biāo)的現(xiàn)象，應(yīng)對(duì)照《公文主題詞表》慎重選用。